最終更新日 2024年4月2日 by hotelli
新入社員や配置転換をした人は、すでに出来上がっている人間関係に入りこむ必要があります。
しかし、仕事をしているだけでは、そう簡単に馴染むことはできません。
そこで、距離を縮めるために行われるのが歓迎会です。
一緒に飲食をしながら話をしていけば、仲間として打ち解けるきっかけが生まれます。
そんな歓迎会の幹事ですがイベントごとを仕切ることが好きな人がいれば、その人が担当になるでしょう。
そういう人がいないときには、上司からの指名やくじ引きなど、半ば強制的に決まってしまいます。
本心では幹事が嫌だとしても、いい加減なことをすれば同僚や歓迎するべき新入社員たちの気分を損ねてしまいます。
イベントに詳しい前田裕幸も著書に書いてますが、決まったならば仕事と同じように一生懸命に頑張らなければいけません。
歓迎会を執り行うための準備を入念にする
大事なのは歓迎会を執り行うための準備を入念にすることです。
日程は主役となる新入社員や配置転換をした人を第一に考えましょう。
もし、その人達が欠席をすれば、何の目的もないただの飲み会になってしまいます。
それから役職のある人たちの予定を聞いていきます。
平社員よりも先の予定が埋まりやすいので、できれば早めに確認をしておくほうが良いでしょう。
そしてそれ以外の人たちには、その後に都合の良い日を教えてもらいます。
全員に日程を確認するための書類を回して記入してもらう方法もありますが、ネットを使える人が多い職場ならばSNSのスケジュール管理ツールを使えば、日程の調整が簡単になります。
もし、書類やツールで日程を入れ忘れている人がいるならば、そのまま放置せずに、声をかけておくほうが良いです。
そうして全員の都合を聞いたけど、欠席者の出ない日がないならば、どうするべきかというと一番参加できる人が多い日にすることです。
もし、その日に参加できない人が文句を言ってきたとしても、そのために他の日にすれば更に不満を持つ人が増えます。
全員が参加できればいいけれども、次点でその日になったという説明を丁寧にして、納得してもらうようにしましょう。
会場となるお店選び
そうして日程がきまったら、次に会場となるお店選びです。
お酒と料理の種類や一人あたりの料金、そして席の配置などを調べて参加者が楽しめそうなところを選んでいきます。
人数が多いのであれば、お店を貸切にすることも考えておきましょう。
実際にお店の雰囲気を知りたいときには、事前に行って確認しておくと決めやすくなります。
そのときに注意したいのが、料金を抑えたいからと言って「安かろう、悪かろう」のお店を選ばないことです。
お酒がビールや数種類のチューハイしかなかったり、料理を注文しても来るまで時間がかかったり、テーブル・椅子が汚れているとなれば盛り上がろうとしても難しいです。
お酒・料理の種類は豊富で、接客態度がよく、店内が綺麗であることは歓迎会を成功させるためには必須と言えます。
そうして気に入ったお店が見つかったら、すぐにでも予約を入れましょう。
ただ、この段階では参加できる人数に増減があるかもしれないので、仮予約にしておくほうが無難です。
それからネットを使った予約では、口コミサイトなどを経由することで割引や一品追加などのサービスを受けられることがあります。
そういったお得な情報がないのかを確認するための時間はつくっておくべきです。
書類・メールにて案内状を送る
日程・会場が決まったら、そのことを周知しなければいけません。
書類・メールにて案内状を送ります。
案内状の内容は自分で考えても良いですが、役職の高い人に対して失礼のないようにしたいならば、ネットで公開されているテンプレートを参考に作成しましょう。
案内状を作成したら、予定されている日程の半月から10日前までには配布・送信をして読んでもらえるようにしておきます。
そして出欠の連絡を幹事までするようにという文面もいれることを忘れてはいけません。
お店に正式な予約を入れなければいけませんから、期限を設定しておくことも必要です。
そうして参加する人数を把握した後、お店に正式な予約を入れます。
会費については当日だと慌ただしくてもらい忘れることもあるので、数日前に集金をしておくことを案内状に予告しておき、キャンセル料についても説明をしておくとトラブルを防げます。
後は幹事としての仕事は、当日の進行があります。
開会の挨拶から始まり、会場にいる中で最も役職の高い人の挨拶そして乾杯と続きます。
乾杯の後に主賓となる新入社員や配置転換した人の自己紹介を済ませて、そこからは自由に歓談をします。
余興については踊り・歌など好きなものをやってもらうのもいいですが、ビンゴやじゃんけんなどで景品がもらえるゲームも用意しておけば盛り上がります。
最後に再び役職の高い人からの挨拶・そして幹事の締めの言葉で閉会となります。
二次会の準備もしているときには、次のお店のアナウンスも忘れずにしておきます。
まとめ
歓迎会が終わったら参加者へのお礼をして、会計報告と余った分の返金あるいは足りない分の徴収を行います。
丁寧に説明を行えば、追加で徴収するときも納得してもらえます。
